Hari-hari firma hukum mengarsipkan semua dokumen hukum mereka dalam folder dan menyimpannya di lemari sudah lama berlalu. Banyak praktik hukum beralih ke sistem manajemen dokumen hukum agar tetap teratur dan efisien, karena sebagian besar catatan disimpan dan dibagikan di desktop. DMS juga membantu keamanan dokumen digital serta kepatuhan hukum praktik Anda.
Meskipun DMS dapat menguntungkan semua vertikal bisnis, departemen hukum memerlukan fitur operasional dan kepatuhan khusus. Inilah sebabnya mengapa perangkat lunak manajemen dokumen hukum harus disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan, pembagian, dan pengorganisasian firma hukum.
Setiap DMS legal disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tertentu. Untuk mengelola hubungan klien, beberapa solusi perangkat lunak menggabungkan pelacakan waktu dan fungsi CRM. Lainnya, di sisi lain, menyertakan fitur akuntansi untuk membantu mengelola transaksi keuangan.
Saat memutuskan sistem manajemen dokumen hukum, ingatlah poin-poin berikut:
Apakah Anda memerlukan solusi berbasis cloud atau perangkat lunak lokal?
Asumsikan firma hukum Anda memiliki banyak cabang yang tersebar di seluruh negeri. Solusi manajemen dokumen hukum berbasis cloud akan memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dalam kasus ini. Ini akan memungkinkan semua cabang Anda untuk berkolaborasi dalam pengoptimalan alur kerja dan pengarsipan kasus. Atau, jika Anda hanya memiliki satu lokasi, Anda dapat memilih perangkat lunak lokal yang diinstal pada satu server.
Apakah Anda ingin mengintegrasikan DMS dengan perangkat lunak lain yang sedang Anda gunakan?
Saat praktik Anda berkembang, Anda mungkin ingin memperluas kemampuan sistem manajemen dokumen hukum Anda. Solusi manajemen dokumen tertentu, misalnya, mungkin tidak menyertakan fitur tanda tangan elektronik. Anda juga harus mencari DMS yang berfungsi dengan QuickBooks untuk penagihan dan faktur.
Apakah perangkat lunak pilihan Anda kompatibel dengan perangkat Android dan iOS?
Untuk meningkatkan komunikasi di antara anggota tim, pilih DMS yang mudah digunakan di perangkat Android dan iOS. Staf Anda harus dapat mengakses file kasus kapan saja dan dari lokasi mana pun, baik mereka sedang dalam perjalanan atau pada pertemuan klien. Mereka juga harus dapat melihat pembaruan file, membuat perubahan, mengunggah dokumen, dan membaginya dengan rekan kerja dan klien.
Apakah solusi yang Anda pilih sesuai dengan anggaran Anda?
Ada uji coba gratis, biaya berbasis langganan, dan lisensi satu kali untuk sistem manajemen dokumen legal. Sebelum Anda memutuskan suatu solusi, cobalah dengan uji coba gratis. Jika Anda sudah memutuskan fitur yang Anda inginkan di DMS Anda, jadwalkan demo dan pilih opsi freemium. Jika Anda memerlukan semua fitur terbaru, seperti kontrol akses, hak admin, dan tanda tangan elektronik, paket berbasis langganan adalah pilihan terbaik untuk perusahaan Anda.
Fitur Teratas yang Harus Dicari dalam Solusi Manajemen Dokumen Hukum
- Fungsi pencarian lanjutan: Fitur hemat waktu ini memungkinkan Anda menemukan dokumen penting misi dengan cepat menggunakan filter metadata.
- Kontrol versi: Memungkinkan Anda untuk mengambil versi dokumen yang lebih lama dan melihat perubahan yang dibuat padanya meskipun diakses dan diedit oleh banyak pengguna.
- PDF dan alat: Sebagian besar file legal dibuat dalam format PDF karena dilindungi dari penulisan, memungkinkan tanda tangan elektronik, dan mudah dimodifikasi dan dikelola.
- Memindai dokumen: Menggunakan alat pemindaian, Anda dapat dengan mudah menyimpan tangkapan layar dokumen dalam berbagai format. Dokumen-dokumen ini kemudian dapat disimpan sebagai gambar digital dan diarsipkan untuk penggunaan di masa mendatang.
- Penandaan dokumen: penandaan memudahkan untuk mengkategorikan dan mengatur dokumen hukum berdasarkan jenis dan tujuannya, memungkinkan pengambilan dan pembuatan dokumen hidup dengan lebih cepat.
- Kontrol akses pengguna: Dengan fitur ini, Anda memiliki kontrol penuh atas siapa yang dapat melihat, mengubah, membagikan, atau menulis dokumen hukum.
- Keamanan dan kepatuhan: Karena hampir semua data praktik hukum memiliki hak istimewa dan rahasia, enkripsi data sangat penting. Solusi pilihan Anda juga akan membantu Anda mematuhi peraturan industri.
Ada banyak keuntungan menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen legal. Keuntungan pada akhirnya meningkat dengan solusi apa pun yang meningkatkan produktivitas dan meningkatkan efisiensi operasional. DMS membantu dalam otomatisasi semua aspek dokumentasi, mulai dari penyortiran dan penyimpanan hingga pembagian dan pengambilan. Ini juga membantu dalam penghapusan kesalahan manusia sementara juga memastikan kepatuhan dan keamanan.
Namun, sebelum Anda memilih DMS, pertimbangkan fitur mana yang Anda butuhkan sekarang dan fungsi mana yang mungkin Anda perlukan saat latihan Anda berkembang. Dan, setelah Anda memutuskan sistem manajemen dokumen legal, sangat penting untuk memastikan penerapan yang tepat dengan melatih staf Anda untuk memastikan pemanfaatan yang optimal.